Chargé d’Opérations et de coordination Formation – Incubateur Saint Joseph
Publié le
75019 paris (75019) 
Autre - CDI A propos de nous
L’Association Diocésaine de Paris gère les finances, le parc immobilier et les ressources humaines de l’Église catholique à Paris.
Elle lui donne les moyens matériels d’assurer sa mission d’évangélisation, d’éducation spirituelle, d’entraide et de solidarité, au service de l’homme.
L’Incubateur Saint Joseph accompagne des créateurs d’entreprises avec une dimension éthique et humaine forte, directement inspirée de la Doctrine sociale de l’Église.
Dans le cadre d’un développement rapide, l’association lance aujourd’hui une toute nouvelle structure de formation : ISJ Formation, accompagnée par un responsable bénévole. L’objectif de ce projet est double : contribuer à structurer une offre de formation professionnelle de qualité, conforme aux standards Qualiopi, tout en améliorant l’excellence opérationnelle du quotidien de l’incubateur.
Les missions de cette structure :
- Accompagner : Offrir un cadre solide et bienveillant aux entrepreneurs qui intègrent des critères éthiques majeurs dans leur business model.
- Structurer : Déployer un catalogue de formations certifiées et de haut niveau pédagogique.
- Fédérer : Animer une communauté de formateurs, d’intervenants et d’incubés autour d’un projet porteur de sens.
Pour soutenir cette croissance et poser les bases méthodologiques de notre nouvelle structure de formation, nous recherchons notre futur(e) Chargé(e) d’Opérations et de Coordination H/F.
Descriptif de poste
Sous la responsabilité directe du Directeur de l’Incubateur, vous occupez un rôle avant tout administratif et méthodologique. Vous êtes le pivot de l’organisation et le garant de la fluidité de nos processus internes. Vos missions s’articulent autour de 4 grands axes :
Coordination opérationnelle de l’incubateur et d’ISJ Formation (40%)
- Organiser les plannings de formation en étroite collaboration avec les différents intervenants (experts, clergé, professionnels…).
- Gérer les convocations, effectuer les relances et assurer un suivi rigoureux des présences.
- Préparer logistiquement les salles, les supports pédagogiques, le matériel et les fournitures nécessaires.
- Prendre en charge la gestion quotidienne des locaux et coordonner les activités régulières de l’incubateur (Mardis des incubés, repas mensuels, rendez-vous internes).
Organisation et logistique des événements (20%)
- Apporter un appui logistique clé et coordonner les événements majeurs de la structure (Rencontres de l’Incubateur, Demo Day) en lien avec la responsable de la communication.
- Gérer de bout en bout les inscriptions, les émargements, le suivi des fournisseurs, le déroulé logistique le jour J et la rédaction des bilans post-événements.
Coordination administrative & Process internes (20%)
- Mettre en place et tenir à jour les tableaux de bord, les fiches de présence et les outils de suivi de l’activité.
- Structurer les procédures internes de l’association pour fiabiliser et fluidifier l’organisation quotidienne.
- Assurer la gestion documentaire rigoureuse de la structure (contrats, documents administratifs, archivage, justificatifs).
Participation active au lancement d’ISJ Formation & Qualiopi (20%)
- Collaborer avec le Directeur à la mise en place des process administratifs de cette nouvelle entité.
- Structurer l’ensemble des dossiers pédagogiques et administratifs des sessions de formation.
- Suivre minutieusement les obligations liées à la certification Qualiopi : traçabilité des actions de formation, gestion et collecte des preuves, mise à jour des documents obligatoires et préparation active des audits.
- Gérer la relation administrative avec les OPCO, établir les conventions de formation, les devis et la facturation.
Ce que le poste vous apporte
- L’opportunité unique de participer activement à la création et au lancement d’un organisme de formation à fort impact sociétal.
- Un rôle central et stratégique dans la structuration d’un incubateur en pleine phase de croissance.
- Un fort développement de vos compétences en gestion de la qualité, processus de certification et ingénierie pédagogique.
- Un cadre de travail stimulant, profondément humain et aligné avec des valeurs fortes.
Pour postuler
Vous souhaitez mettre votre rigueur méthodologique et vos talents de coordination au service d’un projet entrepreneurial à forte dimension éthique ? Merci d’adresser votre CV ainsi qu’une lettre de motivation détaillant votre intérêt pour cette mission.
Rémunération à préciser lors des entretiens.
Profil recherché
Formation & Expérience :
- Niveau d’études : Bac+3 à Bac+5 en gestion, administration, management de projet, sciences de l’éducation, école de commerce ou équivalent.
- Expérience : 2 à 5 ans d’expérience professionnelle sur des fonctions administratives, de coordination ou de gestion de projet.
- Une expérience concrète au sein d’un organisme de formation ou d’une structure ayant déjà obtenu et maintenu la certification Qualiopi constitue un véritable atout pour ce poste.
- Une connaissance du fonctionnement du milieu associatif ou de l’écosystème entrepreneurial est fortement appréciée.
Compétences & Soft Skills :
- Rigueur : Excellente organisation, sens du détail prononcé et aisance naturelle avec la structuration de process et la gestion documentaire.
- Outils : Maîtrise complète et agilité avec les outils numériques (Pack Office 365, Notion, Google Drive…).
- Qualités rédactionnelles : Très bon niveau d’expression écrite et orale.
- Savoir-être : Fiabilité, sens aigu du service et de l’accueil, autonomie, discrétion et grande polyvalence.
Condition essentielle : Vous démontrez une appétence forte pour les démarches qualité et vous vous reconnaissez dans le projet de l’incubateur. Votre aisance relationnelle vous permet d’évoluer avec enthousiasme dans un environnement de travail à la fois exigeant et profondément bienveillant, tourné vers la mission.