Office manager en paroisse – H/F
Publié le
75004 Paris 
Finance, rh, administratif, juridique - CDI A propos de nous
L’Association Diocésaine de Paris gère les finances, le parc immobilier et les ressources humaines de l’Église catholique à Paris.
Elle lui donne les moyens matériels d’assurer sa mission d’évangélisation, d’éducation spirituelle, d’entraide et de solidarité, au service de l’homme.
Descriptif de poste
Pour une de ses paroisses au centre de Paris, elle recrute un/une Office Manager à temps plein, dont les missions sont les suivantes :
Accueil / secrétariat
- Accueillir sur site ou au téléphone les interlocuteurs de la paroisse et les touristes étrangers
- Gérer, transmettre et classer le courrier postal et électronique
- Recueillir les demandes de sacrement, coordonner les différentes parties prenantes pour les préparations prévues au sein de la paroisse et/ou leur célébration.
- Coordonner les inscriptions aux différentes activités et évènements de la paroisse
- Préparer un certain nombre de plannings : l’agenda annuel, des célébrants, des intentions de messe et des sacristains
- En coordination avec le curé, suivre l’activité des sacristains et veiller à la bonne exécution des consignes transmises
- Suivre les stocks, commander les fournitures et vérifier leur conformité à la réception
Communication
- Mettre en page et imprimer les feuilles de chants
- Réaliser les tracts, dépliants, affiches, ainsi que l’affichage dans l’église
- Préparer les supports de communication pour la fête Paroissiale
- Préparer et envoyer différentes communications : vœux, remerciements, newsletter hebdomadaire
- Coordonner et rédiger la lettre hebdomadaire d’information
- Tenir et mettre à jour le site internet de la paroisse
- Commander les supports de communication édités par le diocèse
Gestion des locaux
- Assurer la gestion de la circulation des clefs et la mise à disposition des locaux paroissiaux (agenda, remise et retour des clés, vérification de l’état des salles…)
- Assurer la gestion de la réservation des salles,
- Coordonner le planning des activités et concerts – dans l’église, les salles paroissiales, avec le curé et l’intendant
Suivi économique de la paroisse :
- Effectuer les remises en banque des chèques et espèces à la suite du comptage des dons, casuels et messes
- Gérer la caisse des ventes réalisées à l’accueil ainsi que des petites dépenses courantes.
- Préparer pour la comptable les notes de frais pour virement et les factures reçues
Denier de l’Église
- Tenir le fichier paroissial (à travers le CRM Gaspard) et assurer sa mise à jour
- Préparer la campagne du Denier : commander les documents, préparer les lettres, gérer la mise sous pli et l’envoi en nombre à La Poste
- Assurer la gestion administrative et financière sur la base de données Gaspard, dont la télétransmission et le pointage en retour des bordereaux
Profil recherché
De formation Bac+3, vous justifiez d’expériences réussies d’assistanat.
- Vous maîtrisez la suite Office, utilisez Canva ou Publisher
- Vous avez une bonne connaissance du milieu ecclésial, de la liturgie et des sacrements
- Vous êtes doté(e) d’une grande polyvalence, d’une bonne organisation de votre travail, d’une forte réactivité et d’une bonne capacité rédactionnelle.
- Vous êtes reconnu(e) pour vos excellentes qualités relationnelles et votre sens de l’écoute.
- Vous avez un réel souci de discrétion.
Si vous parliez et écriviez anglais, ce serait un plus.
Si vous êtes intéressé(e), merci de nous adresser votre CV accompagné d’une lettre qui exprimera vos motivations pour ce poste engagé au service de la mission.
CDI à 35h/semaines
Possibilité de bénéficier de vacances supplémentaires (sans solde) pendant les petites vacances scolaires.
Salaire selon expérience, à pourvoir idéalement juillet avec vacances sans solde en août.