Chargé d’Acuueil Notre-Dame de l’Ouye H/F
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Développement, projet, commercial - CDI A propos de nous
Le diocèse de Paris a créé à Notre-Dame de l’Ouÿe, ancienne abbaye située en forêt de Dourdan (91), une maison d’accueil destinée aux jeunes des diocèses d’Ile de France et des environs. La gestion de ce site a été confiée à l’Association Saint Etienne de Muret (ASEM) qui en assure l’exploitation hôtelière et l’animation pastorale.
La vocation de la maison est tournée en priorité vers les jeunes, pour leur offrir un lieu de ressourcement et de rencontre de Dieu à travers différentes offres de séjours (retraites, séjours à thème, intégrations, etc.). 5 à 6000 jeunes passent à NDO chaque année, venant d’établissements scolaires, d’aumôneries et d’accueils de loisir des diocèses d’Ile de France. Des groupes d’adultes sont également accueillis, appréciant particulièrement le cadre, l’accueil hôtelier et la restauration.
Les locaux, récemment rénovés par le diocèse de Paris, comprennent un bâtiment d’hôtellerie d’une capacité de 207 couchages (chambres de 3 lits), 2 salles de restauration, 14 salles de réunion, 4 grandes salles, un auditorium, une bibliothèque, une chapelle et 2 oratoires. Un grand parc de 2 hectares, doté d’un jardin potager, complète l’ensemble.
L’accueil des groupes est assuré par une équipe d’une dizaine de salariés et bénévoles, dont certains résident sur place avec leur famille. Un prêtre détaché à temps partiel sur la maison, en assure l’animation spirituelle. Ensemble, tous partagent la mission au service de la beauté du lieu et de l’accueil des hôtes, portant ainsi l’âme de la maison.
Descriptif de poste
Pour épauler l’équipe, assurer le bon fonctionnement de la maison et renforcer sa mission d’accueil auprès des hôtes, l’association recherche à compter de la Rentrée 2025 un / une :
Chargé(e) d’accueil (H/F) en CDI
Vous souhaitez mettre vos compétences et votre expérience au service d’un lieu porteur de sens ? Cette mission est faite pour vous !
Description du poste :
Sous la responsabilité du responsable du pôle « exploitation hôtelière » de l’établissement, et en interaction avec les autres membres de l’équipe, le/la chargé(e) d’accueil assure l’accueil des groupes et la gestion hôtelière au sein de l’équipe actuelle, composée de deux autres chargées d’accueil et d’une chargée des réservations.
Ses différentes tâches et activités sont les suivantes :
- Gérer les dossiers administratifs liés à l’accueil des groupes :
- Préparer l’arrivée des groupes (effectifs, type d’hébergement, restauration, données de facturation, déroulé du séjour…) en lien avec le responsable de chaque groupe
- Actualiser le planning d’occupation des salles de réunion, des espaces communs et des chambres, via le logiciel hôtelier (Venue 360)
- Anticiper les plannings de ménage des chambres et de restauration en lien avec les traiteurs et la société de ménage
- Assurer l’accueil dans sa dimension relationnelle :
- Assurer l’accueil téléphonique des organisateurs une fois leur séjour réservé
- Accueillir les groupes au début de leur séjour, donner les consignes pratiques et répondre à leurs besoins durant leur séjour
- S’assurer du bon déroulement des repas
- Assurer les liens avec le personnel de restauration, de ménage et les livreurs de la société de blanchisserie
- Accompagner les clients jusqu’à la facturation de leur séjour et recueillir leur satisfaction :
- Vérifier en fin de séjour l’état des locaux, des chambres, et des salles de réunion
- Mettre à jour les données de facturation sur le logiciel de réservation hôtelier et envoyer la facture finale au correspondant du groupe
- Recueillir les éléments de satisfaction des groupes via un questionnaire en ligne
Profil recherché
De formation initiale dans les métiers de l’accueil, vous disposez idéalement d’une première expérience réussie dans la gestion hôtelière et l’accueil de groupe.
Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel, Outlook) et avez un sens aigu de l’organisation (capacité à organiser les plannings de salles, chapelle, l’affectation des chambres…). La connaissance d’un logiciel hôtelier (Venue 360 en particulier) est un plus.
Vous êtes doté(e) d’une bonne capacité d’écoute et d’adaptation, et faites montre de souplesse face aux aléas et imprévus. Vous avez le sens du relationnel client et du travail en équipe.
Vous savez vous adapter et gérer les urgences. Réactif(ve), curieux(se) et débrouillard(e), vous aimez découvrir de nouveaux environnements et apprenez vite.
Poste à temps complet (37h30) en horaires variables entre 7h et 21h en semaine et en roulements les week-ends. Le poste étant basé à 3 km du centre de Dourdan (91), le permis de conduire et un véhicule sont souhaitables.
Le poste implique une forte adhésion au projet de l’association.
Si vous êtes intéressé(e), merci de postuler en ligne en joignant votre CV, ainsi qu’une lettre de motivation.